30 августа 2017 года состоялось расширенное заседание коллегии комитета Ставропольского края по делам архивов с участием руководителей архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов Ставропольского края, структурных подразделений краевых государственных архивов и представителей общественности.

Коллегией рассмотрен вопрос состояния безопасности архивов и архивных фондов, готовность к действиям в чрезвычайных ситуациях.

Председатель комитета Ставропольского края по делам архивов Долгова Елена Ивановна отмечает: «Безопасность архивов и архивных фондов, в том числе действия архивов при угрозе возникновения чрезвычайной ситуации и в случае ее возникновения, а также принятие превентивных мер и мер по недопущению утраты документов Архивного фонда является важнейшим направлением деятельности архивной службы края. Государственными и муниципальными архивами края осуществлен комплекс мер в области защиты персонала, посетителей и архивных объектов от чрезвычайных ситуаций, разработаны порядки подготовки к чрезвычайным ситуациям и работы архивов при объявлении режима чрезвычайной ситуации».

Архивами края разработаны и утверждены организационно-методические документы, в том числе:

- инструкция по противопожарной безопасности;

- инструкция по организации охраны архива в случае снятия вневедомственной охраны, включающая схемы размещения постов охраны силами работников архива;

- расчеты материальных и людских ресурсов, необходимых для выполнения мероприятий по защите персонала и документов;

- схемы эвакуации персонала и документов.

Особое внимание уделено превентивным мерам, принимаемым архивами заблаговременно.

В том числе в государственных архивах:

- определен состав и объем документов в зависимости от их ценности, осуществлена маркировка дел и их размещение в местах, наиболее удобных для эвакуации;

- подготовлены расчеты материальных и людских ресурсов, необходимых для выполнения мероприятий по защите документов;

- определены объем и виды тары, необходимые для упаковки документов, подлежащих перемещению в целях спасения при чрезвычайных ситуациях;

- закреплены места для укрытия документов, определен транспорт, необходимый для их перемещения;

- проводится обучение работников действиям при чрезвычайных ситуациях.

По итогам рассмотрения вопроса коллегией рекомендовано муниципальным архивами принять аналогичные превентивные меры.

Также на заседании коллегии рассмотрен вопрос работы экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов.

Так, ежегодно по результатам заседания ЭПК утверждаются описи в среднем на 30,0 тыс. ед. хр.

Ежемесячно экспертами осуществляется рассмотрение около 125 описей документов, 10 номенклатур дел и инструкций по делопроизводству, 15 положений об экспертной комиссии и об архиве.

В целях оптимизации работы ЭПК и повышения оперативности обмена информацией между экспертами и архивами коллегией рекомендовано проработать вопрос создания единой базы данных работы ЭПК.

По итогам обсуждения вопросов приняты соответствующие решения.