17 октября 2014
Информационное письмо руководителям государственных и муниципальных архивов Ставропольского края от 17.10.2014 № 900 "О планировании работы архивных учреждений Ставропольского края на 2015 год и их отчетности за 2014 год"

 О планировании работы архивных

учреждений Ставропольского края

на 2015 год и отчетности за 2014 год

В соответствии с письмом Федерального архивного агентства от 12 сентября 2014 года № 4/1722-А основными задачами архивных учреждений в 2015 году должны стать проведение мероприятий по достижению показателей эффективности деятельности государственных и муниципальных архивов Ставропольского края, утвержденных приказом комитета от 19.04.2013 № 40, а также показателей социально-экономического развития Ставропольского края, определенных указами Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 596-602, 606, утвержденных председателем Правительства Ставропольского края 29.07.2013.

В рамках реализации Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае до 2020 года в целях эффективного выполнения архивной службой задач по хранению, пополнению и использованию Архивного фонда Ставропольского края необходимо продолжить реализацию мероприятий по:

сохранению документального наследия народов Ставропольского края в интересах граждан, общества и государства;

улучшению качества комплектования архивов для повышения информационного потенциала Архивного фонда Ставропольского края;

оптимизации системы управления, повышению кадрового потенциала, экономному и эффективному использованию ресурсов.

Наряду с этим, в планах работы архивных учреждений на 2015 год предусмотреть проведение мероприятий:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов:

продолжение работ по созданию оптимальных условий хранения архивных фондов, повышению пожарной безопасности архивов, их технической укрепленности, обеспечению охранного режима и антитеррористической защищенности архивных объектов;

соблюдение нормативных требований по организации хранения и учета архивных документов, в том числе завершение работ по выверке учетных документов и обеспечению баланса учетных данных (Апанасенковский, Арзгирский, Благодарненский, Георгиевский, Кочубеевский, Курский, Нефтекумский районы, города Ессентуки, Пятигорск);

проведение плановой цикличной проверки наличия и состояния документов, представление документов в комиссию комитета по рассмотрению итогов проверки наличия и розыску необнаруженных дел; обо всех случаях необнаружения дел (документов) оперативно информировать комитет;

проведение переработки и усовершенствования описей, не отвечающих требованиям поиска и учета архивных документов (по предварительному согласованию с комитетом);

ведение системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на основе ПК «Архивный фонд» (версия 5.0) и представление в установленном порядке информационных массивов БД и сведений о ее ведении в комитет;

в сфере комплектования:

организацию внедрения в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (после вступления в силу приказа Минкультуры России);

продолжение работы по внедрению «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.09.2011) с учетом изменений, которые будут внесены в Правительство Российской Федерации до конца 2014 года (после принятия соответствующего постановления Правительства Российской Федерации);

представление на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии комитета предложений по уточнению списков организаций-источников комплектования в соответствии с методическими рекомендациями «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (М., 2012);

упорядочение и прием по согласованным с комитетом графикам от государственных организаций-источников комплектования документов с истекшими сроками их временного хранения, установленными законодательством Российской Федерации;

оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций-источников комплектования;

организацию работы по обеспечению сохранности документов ликвидируемых организаций, в том числе в ходе банкротства и при приватизации организаций;

в сфере использования архивных документов:

проведение в приоритетном порядке мероприятий, посвященных 70-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов, в том числе: подготовку и презентацию юбилейной историко-документальной выставки одновременно во всех государственных и муниципальных архивах Ставропольского края, реализацию мер по проведению на ее основе уроков мужества для детей и молодежи, а также подготовку по архивным документам статей, радио- и телепередач, пополнение архивных фондов и коллекций документами участников Великой Отечественной войны и др.;

участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011- 2015 годы» и связанных с памятными датами отечественной истории: 110-летием начала революции 1905-1907 годов, 100-летием Первой мировой войны, 95-летием комсомола Ставрополья, юбилеями городов и районов Ставропольского края;

предоставление услуг через многофункциональные центры и в электронной форме, дальнейшее сокращение сроков исполнения запросов граждан, организаций и увеличение доли положительных ответов на них, в том числе реализацию соглашений об информационном взаимодействии с государственным учреждением - Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Ставропольскому краю;

проведение работ в соответствии с утвержденным перспективным планом рассекречивания документов на 2011-2015 годы (только государственные архивы);

создание и размещение на архивных сайтах и страницах электронных вариантов справочников по фондам государственных и муниципальных архивов;

внедрение новых тематических баз данных, пополнение базы данных «Краевой каталог сведений о местонахождении документов по личному составу», в том числе сведениями о документах, хранящихся в действующих организациях, и представление в комитет выгрузок для ведения сводной базы данных (ежемесячно);

завершение работ по приведению нормативно-методических документов архивов в соответствие с «Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах», утвержденным приказом Минкультуры России от 03.06.2013 № 635 и зарегистрированным в Минюсте России 14.11.2013, регистрационный № 30386;

в сфере организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

внедрение и расширение применения в деятельности архивных учреждений принципов открытости;

обучение и повышение квалификации архивных работников в области использования современных информационно-коммуникационных технологий, в том числе на базе Отраслевого центра повышения квалификации при ВНИИДАД;

осуществление мероприятий по выполнению приказов и решений коллегии комитета;

участие в заседании Научно-методического совета архивных учреждений Северо-Кавказского федерального округа в г.Ростове-на-Дону в мае 2015 года;

продолжение внедрения в практику работы административных регламентов исполнения государственных (муниципальных) функций и предоставления услуг в области архивного дела;

участие в научно-практической конференции «Информационные технологии в архивном деле» на базе Государственного архива Пермского края (г. Пермь, второй квартал), а также в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2012-2014 годах; конкурсах профессионального мастерства «Лучший архивист России - 2015/16» и «Лучший архивист Ставропольского края» (документы будут направлены дополнительно);

оперативное представление информации для размещения на сайте комитета, а также портале «Архивы России» в соответствии с приказом Росархива от 25 мая 2001 года № 36 и письмом Росархива от 17 мая 2001 года № 6/513-К;

развитие архивных сайтов и страниц архивных отделов на сайтах администраций муниципальных районов и городских округов Ставропольского края, в том числе включить в число планируемых на 2015 год показатели «Посещение веб-сайта/страницы» и «Пользователи архивной информации» (графы 4 и 5 строки 401 статистической формы № 1 «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20   год»).

Показатели основных направлений деятельности на 2015 год с приложениями представляются в комитет до 10 ноября т.г.

Вместе с планами необходимо направить графики упорядочения и приема документов на хранение в 2015 году.

Заявочные карты на разработку НИР в 2016 году представляются в комитет до 01 апреля 2015 года (только государственные архивы).

Прием комитетом отчетов архивных учреждений за 2014 год будет осуществляться в соответствии с утвержденным графиком (прилагается).

Вместе с годовыми отчетами за 2014 год необходимо представить:

статистические отчеты по формам № 1 (в том числе заполнить показатели «Посещение веб-сайта/страницы» и «Пользователи архивной информации» - графы 4 и 5 строки 401 статистической формы № 1 «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20            год») и № 1-к;

(на бумажном носителе и в электронном формате);

паспорта государственных и муниципальных архивов, государственных и муниципальных музеев на 01 января 2015 года и пояснительные записки к ним;

сведения об изменениях в составе и объеме фондов;

сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования на 01 декабря 2014 года;

информацию о работе по рассекречиванию архивных документов по установленной форме, указав количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов рассекреченных в плановом порядке, вне плана, полностью и частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении, проблемы работы по рассекречиванию и пути их преодоления;

информацию о ходе выполнения приказов и решений коллегии комитета, в том числе приказа от 19.04.2013 № 40 «О мерах по реализации Плана мероприятий («дорожной карты») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела», указать причины невыполнения;

информацию о выполнении предписаний комитета по итогам проверок;

анализ исполнения запросов граждан и организаций;

копии массивов данных, накопленных в БД «Архивный фонд», а также информацию о ее ведении и использовании, в которой следует указать: версию базы данных, количество введенных описаний фондов, описей, единиц хранения, единиц учета и их процент от общего числа имеющихся в архиве фондов, описей, единиц хранения и единиц учета, количество персональных компьютеров, на которых установлена БД «Архивный фонд», их доля от общего количества, доступ пользователей к БД «Архивный фонд», результаты использования БД «Архивный фонд» в повседневной деятельности;

информацию по оцифровке описей (сканированию и внесению информации в поля БД «Архивный фонд») в форме таблицы:

Количество оцифрованных описей

Количество записей, внесенных в БД «Архивный фонд»

Общий объем

Листов

Мб

информацию об оцифровке архивных документов, указав помимо объемов, выполненных за год и нарастающим итогом, состав документов, количество и модели используемого оборудования, применяемые технологии; технические характеристики: разрешение при сканировании, цветность, используемые форматы хранения (jpg, tiff, pdf и др.), объемы (количество дел и Мб) уже имеющейся цифровой информации;

информацию о ведении тематических БД в форме таблицы:

п\п

Название тематической БД

Общий объем

Краткая аннотация содержания БД

Количество записей

Мб

информацию о количестве персональных компьютеров и серверов с указанием их основных параметров (тип и тактовая частота процессора, объем оперативной и постоянной памяти, используемое программное обеспечение), кроме того в скобках указать количество компьютеров, приобретенных в течение года; а также количество компьютеров, объединенных в локальную сеть, имеющих доступ в Интернет;

бюджет рабочего времени по основным направлениям архивной деятельности в 2015 году.

Кроме того, просим направить

до 25 января 2015 года годовую бюджетную отчетность казенных архивных учреждений за 2014 год, отчет об использовании субвенций в 2014 году.

В пояснительной записке к отчету об использовании субвенций подробно изложить сведения о мероприятиях по укреплению и модернизации материально-технической базы.