07 октября 2013
Информационное письмо руководителям государственных и муниципальных архивов Ставропольского края от 30.09.2013 № 822 "О планировании работы архивных учреждений Ставропольского края на 2014 год и их отчетности за 2013 год"

 

 

О планировании работы архивных

учреждений Ставропольского края

на 2014 год и отчетности за 2013 год

 

В соответствии с письмом Федерального архивного агентства от 12 сентября 2013 года № 4/1780-А основными задачами архивных учреждений в 2014 г. должны стать проведение мероприятий по достижению показателей эффективности деятельности государственных и муниципальных архивов Ставропольского края, утвержденных приказом комитета от 19.04.2013 № 40, а также показателей социально-экономического развития Ставропольского края, определенных указами Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 596-602, 606, утвержденных председателем Правительства Ставропольского края 29.07.2013, в частности:

повышение уровня удовлетворенности граждан качеством предоставления государственных и муниципальных услуг – не менее 90 % к 2018 году;

увеличение доли граждан, имеющих доступ к получению государственных и муниципальных услуг по принципу «одного окна», в том числе в многофункциональных центрах предоставления государственных услуг – не менее 90 % к 2015 году;

увеличение доли граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме – не менее 70 % к 2018 году;

обеспечение времени ожидания в очереди до 15 минут.

 

В рамках реализации Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае в 2009-2020 годах в целях дальнейшего развития архивного дела в Ставропольском крае и эффективного выполнения архивной службой задач по хранению, пополнению и использованию Архивного фонда Ставропольского края необходимо продолжить реализацию мероприятий по:

сохранению документального наследия народов Ставропольского края в интересах граждан, общества и государства;

улучшению качества комплектования архивов для повышения информационного потенциала Архивного фонда Ставропольского края;

оптимизации системы управления, повышению кадрового потенциала, экономному и эффективному использованию ресурсов.

 

Наряду с этим, в планах работы архивных учреждений на 2014 год предусмотреть проведение в приоритетном порядке мероприятий:

 

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов:

 

продолжение работ по созданию оптимальных условий хранения архивных фондов, повышению пожарной безопасности архивов, их технической укрепленности, обеспечению охранного режима и антитеррористической защищенности архивных объектов;

 

соблюдение нормативных требований по организации хранения и учета архивных документов;

 

проведение плановой цикличной проверки наличия и состояния документов, представление документов в комиссию комитета по рассмотрению итогов проверки наличия и розыску необнаруженных дел; обо всех случаях необнаружения дел (документов) оперативно информировать комитет;

 

завершить выверку и обеспечить баланс учетных данных (Апанасенковский, Арзгирский, Благодарненский, Георгиевский, Грачевский, Кочубеевский, Курский, Нефтекумский, Шпаковский районы, города Ессентуки, Пятигорск, Ставрополь);

 

проведение переработки и усовершенствования описей, не отвечающих требованиям поиска и учета архивных документов (по предварительному согласованию с комитетом);

 

ведение системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на основе ПК «Архивный фонд» (версия 5.0) и представление в установленном порядке информационных массивов БД и сведений о ее ведении в комитет;

 

в сфере комплектования:

 

представление на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии комитета предложений по уточнению списков организаций-источников комплектования в соответствии с методическими рекомендациями «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (М., 2012);

 

упорядочение и прием по согласованным с комитетом графикам от государственных организаций-источников комплектования (в соответствии с распоряжением Правительства Ставропольского края от 25 января 2006 г.    N 10-рп) документов с истекшими сроками их временного хранения, установленными законодательством Российской Федерации;

 

оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования;

 

организация работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства, а также при приватизации организаций;

 

в сфере использования архивных документов:

 

участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011 – 2015 годы»;

 

осуществление комплекса мероприятий, направленных на дальнейшее сокращение сроков исполнения запросов граждан, организаций и увеличение доли положительных ответов на них, в том числе реализацию соглашений об информационном взаимодействии с государственным учреждением – Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Ставропольскому краю;

 

расширение доступа пользователей к открытым информационным ресурсам, в том числе в режиме удаленного доступа, предоставление услуг в области архивного дела в электронной форме;

 

информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами отечественной истории: 100-летия начала Первой мировой войны, 200-летия со дня рождения М.Ю.Лермонтова, 150-летия со дня окончания Кавказской войны, 160-летия со дня рождения А.И.Твалчрелидзе, 150-летия со дня рождения В.Д.Беневского, 125-летия со дня рождения Е.И. Яковкиной, 120-летия со дня рождения Р.Ивановой, 70-летия Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. (2015 г.), юбилеи городов и районов Ставропольского края;

проведение работ в соответствии с утвержденным перспективным планом рассекречивания документов на 2011-2015 годы (только государственные архивы);

 

подготовка изданий, предусмотренных Планом публикационной деятельности на 2011-2015 годы, в том числе: фотоальбома по истории Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. на Ставрополье (2014 г.); разместить на сайтах электронные варианты справочника по истории административно-территориальных преобразований Ставрополья в 1921-1990 годах (2014 г.) (только государственные архивы), путеводителей по фондам государственных и муниципальных архивов Ставропольского края (2015 г.);

 

в сфере организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

 

резерв рабочего времени на рецензирование (в связи с планируемым пересмотром) типовых норм времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (только государственные архивы);

 

обучение и повышение квалификации архивных работников в области использования современных информационно-коммуникационных технологий, в том числе на базе Отраслевого центра повышения квалификации при ВНИИДАД;

 

осуществление мероприятий по выполнению решений коллегии комитета;

 

участие в заседании Научно-методического совета архивных учреждений Северо-Кавказского федерального округа в г. Владикавказе;

 

продолжение внедрения в практику работы административных регламентов исполнения государственных (муниципальных) функций и предоставления услуг в области архивного дела;

 

наращивание темпов работ по переводу на электронные носители наиболее востребованных пользователями архивных документов, созданию современных информационно-поисковых систем на основе оцифровки описей, а также расширению доступа к ним пользователей;

 

пополнение информацией базы данных «Краевой каталог сведений о местонахождении документов по личному составу», в том числе сведениями о документах, хранящихся в действующих организациях, и представление в комитет выгрузок для ведения сводной базы данных (ежемесячно);

 

разработку и внедрение новых тематических баз данных, информационное наполнение имеющихся информационно-поисковых систем о составе и содержании архивных документов, а также ведение учетной базы данных «Архивный фонд»;

 

участие в XXI международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, IV квартал) и краевом конкурсе «Лучший архивист Ставропольского края» (документы будут направлены дополнительно);

 

продолжение работы по обеспечению доступа к информации о деятельности архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов Ставропольского края в соответствии с требованиями Федерального закона от 09 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

 

развитие архивных сайтов и страниц архивных отделов на сайтах администраций муниципальных районов и городских округов Ставропольского края;

 

регулярное представление информации для размещения на портале «Архивы России» в соответствии с приказом Росархива от 25 мая 2001 года № 36 и письмом Росархива от 17 мая 2001 года № 6/513-К;

 

участие в реализации мероприятий ФЦП «Культура России (2012 - 2018 годы)» в 2015 году. Представить заявки до 1 ноября 2014 года в порядке, установленном приказом Росархива от 30.03.2012 № 23 (только государственные архивы).

 

Показатели основных направлений деятельности на 2014 год с приложениями представляются в комитет до 11 ноября т.г.

 

Вместе с планами необходимо направить графики упорядочения и приема документов на хранение в 2014 году.

 

Заявочные карты на разработку НИР в 2015 году представляются в комитет до 01 апреля 2014 года.

 

Прием комитетом отчетов архивных учреждений за 2013 год будет осуществляться в соответствии с утвержденным графиком (прилагается).

 

 

 

Вместе с годовыми отчетами за 2013 год необходимо представить:

 

статистические отчеты по формам № 1, № 1-к (на бумажном носителе и в электронном формате);

 

паспорта государственных и муниципальных архивов, государственных и муниципальных музеев на 01 января 2014 года и пояснительные записки к ним;

 

сведения об изменениях в составе и объеме фондов;

 

сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования на 01 декабря 2013 года;

 

результаты анализа количества документов бывших государственных структур-источников комплектования архивов, находящихся в организациях;

 

библиографические описания вышедших из печати за отчетный период сборников документов и справочно-информационных изданий;

 

работу по рассекречиванию архивных документов по установленной форме, указав количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении, проблемы работы по рассекречиванию и пути их преодоления;

 

информацию о ходе выполнения решений коллегии и приказов комитета, а также причинах их невыполнения;

 

информацию о выполнении предписаний комитета по итогам проверок;

 

анализ исполнения запросов граждан и организаций;

 

информацию об участии архивов в подготовке и проведении юбилейных мероприятий с использованием архивных документов;

 

копии массивов данных, накопленных в БД «Архивный фонд», а также информацию о ее ведении и использовании, в которой следует указать: версию базы данных, количество введенных описаний фондов, описей, единиц хранения, единиц учета и их процент от общего числа имеющихся в архиве фондов, описей, единиц хранения и единиц учета, количество персональных компьютеров, на которых установлена БД «Архивный фонд», их доля от общего количества, доступ пользователей к БД «Архивный фонд», направления и результаты использования БД «Архивный фонд» в повседневной деятельности;

 

информацию по оцифровке описей (сканированию и внесению информации в поля БД «Архивный фонд») в форме таблицы:

 

Количество оцифрованных описей

Количество записей, внесенных в БД «Архивный фонд»

Общий объем

листов

Мб

 

информацию об оцифровке архивных документов, указав помимо объемов (за год и нарастающим итогом) состав документов, количество и модели используемого оборудования, применяемые технологии; технические характеристики: разрешение при сканировании, цветность, используемые форматы хранения (jpg, tiff, pdf, bmp и др.), объемы (количество дел и Мб) уже имеющейся цифровой информации; носители, используемые для хранения информации;

 

информацию о ведении тематических БД в форме таблицы:

 

п/п

Название

тематической БД

Общий объем

Краткая аннотация содержания БД

количество записей

Мб

         

 

степень внедрения информационно-коммуникационных технологий в деятельность государственных и муниципальных архивов: информацию о количестве персональных компьютеров и серверов с указанием их основных параметров (тип и тактовая частота процессора, объем оперативной и постоянной памяти, используемое программное обеспечение), кроме того в скобках указать количество компьютеров, приобретенных в течение года; а также количество компьютеров, объединенных в локальную сеть, имеющих доступ в Интернет, наличие IT-специалистов;

 

бюджет рабочего времени по основным направлениям архивной деятельности в 2014 году (только государственные архивы);

 

Кроме того, просим направить:

 

до 25 января 2014 года годовую бюджетную отчетность казенных архивных учреждений за 2013 год, отчет об использовании субвенций в 2013 году. В пояснительной записке к отчету об использовании субвенций подробно изложить сведения о мероприятиях по укреплению и модернизации материально-технической базы;

до 01 февраля 2014 года:

 

информацию об объемах хранимых документов, образовавшихся в деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций;

отчет о результатах деятельности казенных архивных учреждений и об использовании закрепленного за ними государственного имущества.