19 октября 2012
Информационное письмо руководителям государственных и муниципальных архивов Ставропольского края от 19.10.2012 № 1045 "О планировании работы архивных учреждений Ставропольского края на 2013 год и их отчетности за 2012 год"

О планировании работы архивных

учреждений Ставропольского края

на 2013 год и их отчетности за 2012 год

 

 

В соответствии с письмом Федерального архивного агентства от 24 сентября 2012 года № 4/1655-А архивным учреждениям Ставропольского края, исходя из складывающейся ситуации в социально-культурной сфере и тенденций развития экономики, а также в соответствии с Концепцией долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года и Стратегией инновационного развития Российской Федерации на период до 2020 года в планируемый период основное внимание следует уделить повышению эффективности деятельности на основе внедрения современных технологических процессов, выполнению рекомендаций Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве и Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае до 2020 года.

В целях дальнейшего развития архивного дела в Ставропольском крае и эффективного выполнения архивной службой края задач необходимо продолжить реализацию мероприятий по:

совершенствованию нормотворческой деятельности;

повышению качества и степени доступности населению и организациям услуг в области архивного дела, в том числе предоставлению услуг в электронной форме;

сохранению Архивного фонда Ставропольского края в интересах граждан, общества и государства;

улучшению качества комплектования архивов для повышения информационного потенциала Архивного фонда Ставропольского края;

рациональному и эффективному использованию финансовых ресурсов.

В рамках выполнения Плана реализации Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае на 2011-2015 годы требуется предусмотреть:

проведение работ по обеспечению доступа к информации о деятельности архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов Ставропольского края в соответствии с требованиями Федерального закона от 09 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

наращивание темпов работ по переводу на электронные носители наиболее востребованных пользователями архивных документов;

разработку и внедрение новых тематических баз данных, информационное наполнение имеющихся автоматизированных баз данных о составе и содержании архивных документов, а также ведение учетной базы данных «Архивный фонд»;

обучение и повышение квалификации архивных работников в области использования современных информационно-коммуникационных технологий, в том числе на базе Отраслевого центра повышения квалификации при ВНИИДАД.

Наряду с этим, в планах работы архивных учреждений на 2013 год предусмотреть также проведение в приоритетном порядке мероприятий:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов:

продолжение работы по созданию оптимальных условий хранения архивных фондов; усилению пожарной безопасности, технической укрепленности и антитеррористической защищенности архивных объектов;

реализацию нормативных требований по организации хранения и учету архивных документов, в том числе проведение цикличной проверки их наличия и состояния на основе долгосрочных планов, выверки учетных данных и представление документов в комиссию комитета по рассмотрению итогов проверки наличия и розыску необнаруженных дел;

ведение системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на основе ПК «Архивный фонд» и представление в установленном порядке информационных массивов БД и сведений о ее ведении в комитет;

в сфере комплектования:

продолжение работы по организации внедрения в практику работы Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, в редакции от 07 сентября 2011 года и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76; «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558;

оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов;

продолжение работы по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории Ставропольского края (только государственные архивы);

упорядочение и прием от организаций-источников комплектования документов с истекшими сроками их временного хранения, установленными законодательством Российской Федерации (прием документов от государственных организаций по согласованным с комитетом графикам);

обеспечение сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства и приватизации;

в сфере использования архивных документов:

участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011 – 2015 годы»;

расширение доступа пользователей к открытым информационным ресурсам, в том числе в режиме удаленного доступа, предоставление услуг в области архивного дела в электронной форме;

осуществление мероприятий, направленных на дальнейшее увеличение доли положительных ответов на запросы, в том числе реализация соглашений об информационном взаимодействии с государственным учреждением – Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Ставропольскому краю;

информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами отечественной истории: 200-летие со дня рождения       М.Ю. Лермонтова, 210-летие Кавказских Минеральных Вод, 100-летие начала Первой мировой войны, 70-летие освобождения Ставропольского края от немецко-фашистских захватчиков в период Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., 65-летия со дня ввода в эксплуатацию Невинномысского канала, юбилеи городов и районов Ставропольского края и др.;

проведение работ в соответствии с утвержденным перспективным планом рассекречивания документов на 2011-2015 годы (только государственные архивы);

подготовка изданий, предусмотренных Планом публикационной деятельности на 2011-2015 годы, в том числе справочника «Храмы и монастыри Ставропольской епархии (1843-1920 гг.)», сборника документов, посвященного 200-летию со дня рождения М.Ю. Лермонтова, фотоальбома по истории Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. на Ставрополье и др. (только государственные архивы);

представление на рассмотрение Научного совета комитета до 01 августа 2013 года рукописи справочника «Храмы и монастыри Ставропольской епархии (1843-1920 гг.)»;

издание в 2013 году сборника документов «Ставропольская губерния в отчетах губернаторов и статистических обзорах. Начало XIX века – 1917 год»;

внедрение Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации;

пополнение информацией базы данных «Краевой каталог сведений о местонахождении документов по личному составу», в том числе сведениями о документах, хранящихся в действующих организациях, и представление в комитет выгрузок для ведения сводной базы данных (ежемесячно);

в сфере организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

осуществление мероприятий по выполнению решений коллегии комитета;

продолжение внедрения в практику работы административных регламентов исполнения государственных (муниципальных) функций и предоставления  услуг в области архивного дела;

участие в XX международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, IV квартал) и краевом конкурсе «Лучший архивист Ставропольского края»;

продолжение работ по переводу архивных документов в электронную форму, созданию современных информационно-поисковых систем на основе оцифровки описей, в том числе в рамках реализации федеральной целевой программы «Культура России (2012-2018 гг.)»;

развитие архивных сайтов, регулярное предоставление информации для размещения на портале «Архивы России» в соответствии с приказом Росархива от 25 мая 2001 года № 36 и письмом Росархива от 17 мая 2001 года № 6/513-К.

Показатели основных направлений деятельности на 2013 год с приложениями представляются в комитет до 18 ноября т.г.

Вместе с планами необходимо направить графики упорядочения и приема документов на хранение в 2013 году.

Заявочные карты на разработку НИР в 2014 году представляются в сроки, установленные приказом Росархива от 22 августа 2011 года № 64.

Прием комитетом отчетов архивных учреждений за 2012 год будет осуществляться в соответствии с утвержденным графиком (прилагается).

Вместе с годовыми отчетами за 2012 год необходимо представить:

статистические отчеты по формам № 1, № 1-к (на бумажном носителе и в электронном формате);

паспорта государственных и муниципальных архивов, государственных и муниципальных музеев на 01 января 2013 года и пояснительные записки к ним;

сведения об изменениях в составе и объеме фондов;

сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования на 01 декабря 2012 года;

информацию о результатах рассекречивания документов по установленной форме, указав количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении, проблемы работы по рассекречиванию и пути их преодоления;

информацию о ходе выполнения решений коллегии и приказов комитета;

информацию о выполнении предписаний комитета;

анализ исполнения запросов граждан и организаций;

копии массивов данных, накопленных в БД «Архивный фонд», а также информацию о ее ведении и использовании, в которой следует указать: версию базы данных, количество введенных описаний фондов, описей, единиц хранения, единиц учета и их процент от общего числа имеющихся в архиве фондов, описей, единиц хранения и единиц учета, количество персональных компьютеров, на которых установлена БД «Архивный фонд», их доля от общего количества, доступ пользователей к БД «Архивный фонд», направления и результаты использования БД «Архивный фонд» в повседневной деятельности.

информацию по оцифровке описей (сканированию и внесению информации в поля БД «Архивный фонд») в форме таблицы:

 

Количество оцифрованных описей

Количество записей, внесенных в БД «Архивный фонд»

Общий объем

листов

Мб

 

информацию об оцифровке архивных документов, указав помимо объемов (за год и нарастающим итогом) состав документов, количество и модели используемого оборудования, применяемые технологии; технические характеристики: разрешение при сканировании, цветность, используемые форматы хранения (jpg, tiff, pdf, bmp и др.), объемы (количество дел и Мб) уже имеющейся цифровой информации; носители, используемые для хранения информации;

информацию о ведении тематических БД в форме таблицы:

 

п/п

Название

тематической БД

Общий объем

Краткая аннотация содержания БД

количество записей

Мб

         

информацию о количестве персональных компьютеров и серверов с указанием их основных параметров (тип и тактовая частота процессора, объем оперативной и постоянной памяти, используемое программное обеспечение), кроме того в скобках указать количество компьютеров, приобретенных в течение года; а также количество компьютеров, объединенных в локальную сеть, имеющих доступ в Интернет, наличие IT-специалистов;

информацию о готовности к приему на постоянное хранение электронных документов (наличие необходимой материально-технической базы, в том числе площадей и средств хранения, оборудования для обеспечение нормативных условий хранения, воспроизведения, копирования и верификации данных) и оказание государственных услуг в электронном виде, подключение к системе межведомственного электронного взаимодействия, разработке систем исполнения регламентов;

бюджет рабочего времени по основным направлениям архивной деятельности в 2013 году (только государственные архивы);

сведения об условиях оплаты труда в государственных архивах Ставропольского края.

Кроме того, просим направить:

до 25 января 2013 года годовую бюджетную отчетность казенных архивных учреждений за 2012 год, отчет об использовании субвенций в 2012 году. В пояснительной записке к отчету об использовании субвенций подробно изложить сведения о мероприятиях по укреплению и модернизации материально-технической базы;

до 01 февраля 2013 года:

информацию об объемах хранимых документов, образовавшихся в деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций;

отчет о результатах деятельности казенных архивных учреждений и об использовании закрепленного за ними государственного имущества.

 

 

Г Р А Ф И К

представления отчетов о выполнении Основных направлений

развития архивного дела в городах и районах края

за 2012 год

 

№ пп

Наименование района

Дата

1.

Александровский район

07 декабря

2.

Андроповский район

11 декабря

3.

Апанасенковский район

07 декабря

4.

Арзгирский район

10 декабря

5.

Благодарненский район

07 декабря

6.

Буденновский район

10 декабря

7.

Георгиевский район

14 декабря

8.

Грачевский район

20 декабря

9.

Изобильненский район

17 декабря

10.

Ипатовский район

13 декабря

11.

Кировский район

12 декабря

12.

Кочубеевский район

11 декабря

13.

Красногвардейский район

11 декабря

14.

Курский район

10 декабря

15.

Левокумский район

17 декабря

16.

Минераловодский район

19 декабря

17.

Нефтекумский район

18 декабря

18.

Новоалександровский район

12 декабря

19.

Новоселицкий район

21 декабря

20.

Петровский район

17 декабря

21.

Предгорный район

25 декабря

22.

Советский район

19 декабря

23.

Степновский район

26 декабря

24.

Труновский район

14 декабря

25.

Туркменский район

18 декабря

26.

Шпаковский район

13 декабря

27.

г. Георгиевск

14 декабря

28.

г. Ессентуки

10 декабря

29.

г. Железноводск

20 декабря

30.

г. Кисловодск

21 декабря

31.

г. Лермонтов

07 декабря

32.

г. Невинномысск

25 декабря

33.

г. Пятигорск

20 декабря

34.

г. Ставрополь

12 декабря

35.

ГКАУ «ГАСК»

11 декабря

36.

ГКАУ «ГАНИСК»

13 декабря