О планировании работы архивных

учреждений Ставропольского края

на 2013 год и их отчетности за 2012 год

В соответствии с письмом Федерального архивного агентства от 24 сентября 2012 года № 4/1655-А архивным учреждениям Ставропольского края, исходя из складывающейся ситуации в социально-культурной сфере и тенденций развития экономики, а также в соответствии с Концепцией долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года и Стратегией инновационного развития Российской Федерации на период до 2020 года в планируемый период основное внимание следует уделить повышению эффективности деятельности на основе внедрения современных технологических процессов, выполнению рекомендаций Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве и Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае до 2020 года.

В целях дальнейшего развития архивного дела в Ставропольском крае и эффективного выполнения архивной службой края задач необходимо продолжить реализацию мероприятий по:

совершенствованию нормотворческой деятельности;

повышению качества и степени доступности населению и организациям услуг в области архивного дела, в том числе предоставлению услуг в электронной форме;

сохранению Архивного фонда Ставропольского края в интересах граждан, общества и государства;

улучшению качества комплектования архивов для повышения информационного потенциала Архивного фонда Ставропольского края;

рациональному и эффективному использованию финансовых ресурсов.

В рамках выполнения Плана реализации Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае на 2011-2015 годы требуется предусмотреть:

проведение работ по обеспечению доступа к информации о деятельности архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов Ставропольского края в соответствии с требованиями Федерального закона от 09 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

наращивание темпов работ по переводу на электронные носители наиболее востребованных пользователями архивных документов;

разработку и внедрение новых тематических баз данных, информационное наполнение имеющихся автоматизированных баз данных о составе и содержании архивных документов, а также ведение учетной базы данных «Архивный фонд»;

обучение и повышение квалификации архивных работников в области использования современных информационно-коммуникационных технологий, в том числе на базе Отраслевого центра повышения квалификации при ВНИИДАД.

Наряду с этим, в планах работы архивных учреждений на 2013 год предусмотреть также проведение в приоритетном порядке мероприятий:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов:

продолжение работы по созданию оптимальных условий хранения архивных фондов; усилению пожарной безопасности, технической укрепленности и антитеррористической защищенности архивных объектов;

реализацию нормативных требований по организации хранения и учету архивных документов, в том числе проведение цикличной проверки их наличия и состояния на основе долгосрочных планов, выверки учетных данных и представление документов в комиссию комитета по рассмотрению итогов проверки наличия и розыску необнаруженных дел;

ведение системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на основе ПК «Архивный фонд» и представление в установленном порядке информационных массивов БД и сведений о ее ведении в комитет;

в сфере комплектования:

продолжение работы по организации внедрения в практику работы Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, в редакции от 07 сентября 2011 года и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76; «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558;

оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов;

продолжение работы по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории Ставропольского края (только государственные архивы);

упорядочение и прием от организаций-источников комплектования документов с истекшими сроками их временного хранения, установленными законодательством Российской Федерации (прием документов от государственных организаций по согласованным с комитетом графикам);

обеспечение сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства и приватизации;

в сфере использования архивных документов:

участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011 – 2015 годы»;

расширение доступа пользователей к открытым информационным ресурсам, в том числе в режиме удаленного доступа, предоставление услуг в области архивного дела в электронной форме;

осуществление мероприятий, направленных на дальнейшее увеличение доли положительных ответов на запросы, в том числе реализация соглашений об информационном взаимодействии с государственным учреждением – Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Ставропольскому краю;

информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами отечественной истории: 200-летие со дня рождения       М.Ю. Лермонтова, 210-летие Кавказских Минеральных Вод, 100-летие начала Первой мировой войны, 70-летие освобождения Ставропольского края от немецко-фашистских захватчиков в период Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., 65-летия со дня ввода в эксплуатацию Невинномысского канала, юбилеи городов и районов Ставропольского края и др.;

проведение работ в соответствии с утвержденным перспективным планом рассекречивания документов на 2011-2015 годы (только государственные архивы);

подготовка изданий, предусмотренных Планом публикационной деятельности на 2011-2015 годы, в том числе справочника «Храмы и монастыри Ставропольской епархии (1843-1920 гг.)», сборника документов, посвященного 200-летию со дня рождения М.Ю. Лермонтова, фотоальбома по истории Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. на Ставрополье и др. (только государственные архивы);

представление на рассмотрение Научного совета комитета до 01 августа 2013 года рукописи справочника «Храмы и монастыри Ставропольской епархии (1843-1920 гг.)»;

издание в 2013 году сборника документов «Ставропольская губерния в отчетах губернаторов и статистических обзорах. Начало XIX века – 1917 год»;

внедрение Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации;

пополнение информацией базы данных «Краевой каталог сведений о местонахождении документов по личному составу», в том числе сведениями о документах, хранящихся в действующих организациях, и представление в комитет выгрузок для ведения сводной базы данных (ежемесячно);

в сфере организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

осуществление мероприятий по выполнению решений коллегии комитета;

продолжение внедрения в практику работы административных регламентов исполнения государственных (муниципальных) функций и предоставления  услуг в области архивного дела;

участие в XX международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, IV квартал) и краевом конкурсе «Лучший архивист Ставропольского края»;

продолжение работ по переводу архивных документов в электронную форму, созданию современных информационно-поисковых систем на основе оцифровки описей, в том числе в рамках реализации федеральной целевой программы «Культура России (2012-2018 гг.)»;

развитие архивных сайтов, регулярное предоставление информации для размещения на портале «Архивы России» в соответствии с приказом Росархива от 25 мая 2001 года № 36 и письмом Росархива от 17 мая 2001 года № 6/513-К.

Показатели основных направлений деятельности на 2013 год с приложениями представляются в комитет до 18 ноября т.г.

Вместе с планами необходимо направить графики упорядочения и приема документов на хранение в 2013 году.

Заявочные карты на разработку НИР в 2014 году представляются в сроки, установленные приказом Росархива от 22 августа 2011 года № 64.

Прием комитетом отчетов архивных учреждений за 2012 год будет осуществляться в соответствии с утвержденным графиком (прилагается).

Вместе с годовыми отчетами за 2012 год необходимо представить:

статистические отчеты по формам № 1, № 1-к (на бумажном носителе и в электронном формате);

паспорта государственных и муниципальных архивов, государственных и муниципальных музеев на 01 января 2013 года и пояснительные записки к ним;

сведения об изменениях в составе и объеме фондов;

сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования на 01 декабря 2012 года;

информацию о результатах рассекречивания документов по установленной форме, указав количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении, проблемы работы по рассекречиванию и пути их преодоления;

информацию о ходе выполнения решений коллегии и приказов комитета;

информацию о выполнении предписаний комитета;

анализ исполнения запросов граждан и организаций;

копии массивов данных, накопленных в БД «Архивный фонд», а также информацию о ее ведении и использовании, в которой следует указать: версию базы данных, количество введенных описаний фондов, описей, единиц хранения, единиц учета и их процент от общего числа имеющихся в архиве фондов, описей, единиц хранения и единиц учета, количество персональных компьютеров, на которых установлена БД «Архивный фонд», их доля от общего количества, доступ пользователей к БД «Архивный фонд», направления и результаты использования БД «Архивный фонд» в повседневной деятельности.

информацию по оцифровке описей (сканированию и внесению информации в поля БД «Архивный фонд») в форме таблицы:

информацию об оцифровке архивных документов, указав помимо объемов (за год и нарастающим итогом) состав документов, количество и модели используемого оборудования, применяемые технологии; технические характеристики: разрешение при сканировании, цветность, используемые форматы хранения (jpg, tiff, pdf, bmp и др.), объемы (количество дел и Мб) уже имеющейся цифровой информации; носители, используемые для хранения информации;

информацию о ведении тематических БД в форме таблицы:

информацию о количестве персональных компьютеров и серверов с указанием их основных параметров (тип и тактовая частота процессора, объем оперативной и постоянной памяти, используемое программное обеспечение), кроме того в скобках указать количество компьютеров, приобретенных в течение года; а также количество компьютеров, объединенных в локальную сеть, имеющих доступ в Интернет, наличие IT-специалистов;

информацию о готовности к приему на постоянное хранение электронных документов (наличие необходимой материально-технической базы, в том числе площадей и средств хранения, оборудования для обеспечение нормативных условий хранения, воспроизведения, копирования и верификации данных) и оказание государственных услуг в электронном виде, подключение к системе межведомственного электронного взаимодействия, разработке систем исполнения регламентов;

бюджет рабочего времени по основным направлениям архивной деятельности в 2013 году (только государственные архивы);

сведения об условиях оплаты труда в государственных архивах Ставропольского края.

Кроме того, просим направить:

до 25 января 2013 года годовую бюджетную отчетность казенных архивных учреждений за 2012 год, отчет об использовании субвенций в 2012 году. В пояснительной записке к отчету об использовании субвенций подробно изложить сведения о мероприятиях по укреплению и модернизации материально-технической базы;

до 01 февраля 2013 года:

информацию об объемах хранимых документов, образовавшихся в деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций;

отчет о результатах деятельности казенных архивных учреждений и об использовании закрепленного за ними государственного имущества.

Г Р А Ф И К

представления отчетов о выполнении Основных направлений

развития архивного дела в городах и районах края

за 2012 год