Заседание коллегии комитета Ставропольского края по делам архивов 29 сентября 2021 года

Заседание коллегии комитета Ставропольского края по делам архивов 29 сентября 2021 года

 

29 сентября 2021 года состоялось расширенное заседание коллегии комитета Ставропольского края по делам архивов в режиме видеоконференцсвязи.
В коллегии приняли участие руководители государственных архивов и архивных отделов администраций Ставропольского края.
В ходе заседания были рассмотрены задачи архивной службы Ставропольского края по обеспечению безопасности и сохранности документов, а также вопрос о выполнении архивным отделом администрации города-курорта Железноводска предписаний по итогам проверки соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Ставропольского края в июне 2019 года.
Председатель комитета Елена Ивановна Долгова в своем выступлении подчеркнула, что проблема обеспечения сохранности документов является одной из самых важных и актуальных в деятельности архивных учреждений. От ее решения в определенной степени зависит возможность всестороннего, эффективного использования результатов комплектования архивов.
За последние четыре года большая часть муниципальных архивов разработали или актуализировали свои нормативные документы. Так, 97 процентов архивных учреждений края имеют Инструкции по действиям в условиях чрезвычайных ситуаций, План действий при угрозе и возникновении чрезвычайных ситуаций, расчет материальных и людских ресурсов, необходимых для выполнения мероприятий по защите персонала и документов, схемы эвакуации документов, Инструкции по организации охраны при снятии охраны здания, Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации. Укреплению антитеррористической защищенности способствовала разработка и утверждение Паспортов безопасности мест массового пребывания людей и объектов по двум государственным архивам. Такие паспорта разрабатываются сроком на 3 года, после чего подлежат переутверждению.
Среди административных мер первостепенное внимание должно уделяться организации контроля за движением дел.
Систематическая выверка книг выдачи документов из архивохранилищ, проверка качества подкладки дел, соблюдение порядка визирования требований, качество подготовки дел (наличие листов-заверителей, листов использования, проверка листажа) – внимание к этому комплексу работ должно носить постоянный и целенаправленный характер.
В части современных технологий помощь в данном направлении призвана оказать ГИС СК Автоматизированная информационная система архивной службы Ставропольского края, которая позволяет указывать места хранения всех архивных документов, и, следовательно, поможет отследить их выдачу и возвращение в архивохранилище.
Базовые направления работ по обеспечению сохранности – реставрация и страховое копирование архивных документов. В среднем в год архивы края осуществляют реставрацию свыше 2,0 миллионов листов документов на бумажной основ.
Обязательным условием организации работ является строго избирательный подход к отбору дел для реставрации с учетом ценности документов, характера дефектов носителя и текста, их потенциальной долговечности. В действующих Правилах в качестве нормы впервые записано, что дефекты документов классифицируются на основании единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с разработками ВНИИДАД. Предлагаемая методика позволяет, во-первых, объективно оценивать физическое состояние документов для определения очередности их специальной обработки, во-вторых – формализовать его описание, что очень удобно для ведения учета физического состояния документов в автоматизированном режиме.
В этой связи самой высокой оценки заслуживает подготовленный Лабораторией обеспечения сохранности документов государственных архивов Санкт-Петербурга «Альбом повреждений архивных документов», в котором содержится иллюстративный материал, позволяющий оценивать дефекты бумаги и текста, а положения пособия ВНИИДАД развиты и конкретизированы, в том числе применительно к документам, пораженным плесневыми грибами.
По итогам обсуждения приняты соответствующие решения.

Решение № 4 "Актуальные задачи архивной службы Ставропольского края по обеспечению безопасности и сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации"

Решение № 5 «О выполнении архивным отделом администрации города-курорта Железноводска предписаний по итогам проверки  соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Ставропольского края в июне 2019 года»