Основные направления развития архивного дела в Ставропольском крае на 2013 год

1. Г осударственное регулирование развития архивного дела

В целях дальнейшего развития архивного дела в Ставропольском крае ар­хивной службой Ставропольского края в 2013 году планируется продолжить работу по повышению эффективности деятельности на основе внедрения со­временных технологических процессов и реализации комплекса мероприя­тий, предусмотренных рекомендациями Совета по архивному делу при Феде­ральном архивном агентстве (октябрь 2012 года, город Москва), Планом реа­лизации Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае на 2011­2015 годы и распоряжением Правительства Ставропольского края от 26 нояб­ря 2012 г. № 490-рп «О состоянии и перспективах развития архивного дела на территории Ставропольского края».

Деятельность архивных органов и учреждений Ставропольского края будет направлена на:

совершенствование нормотворческой деятельности; повышение качества и степени доступности населению и организациям услуг в области архивного дела, в том числе предоставлению услуг в элек­тронной форме;

сохранение Архивного фонда Ставропольского края в интересах граж­дан, общества и государства;

улучшение качества комплектования архивов для повышения информа­ционного потенциала Архивного фонда Ставропольского края;

рациональное и эффективное использование финансовых ресурсов. Достижению данных целей способствует последовательное решение за­дач:

расширение доступа пользователей к открытым информационным ре­сурсам, в том числе в режиме удаленного доступа, предоставление услуг в области архивного дела в электронной форме;

продолжение работ по переводу архивных документов в электронную форму, созданию современных информационно-поисковых систем на основе оцифровки описей, в том числе в рамках реализации федеральной целевой программы «Культура России (2012-2018 гг.)»;

разработка и внедрение новых тематических баз данных, информаци­онное наполнение имеющихся автоматизированных баз данных о составе и содержании архивных документов, а также ведение учетной базы данных «Архивный фонд»;

обучение и повышение квалификации архивных работников в области использования современных информационно-коммуникационных техноло­гий, в том числе на базе Отраслевого центра повышения квалификации при ВНИИДАД;

оптимизация системы управления и эффективное использование ресур­сов, внедрение передового опыта.

В рамках совершенствования нормативной правовой базы деятельности архивов провести мониторинг правоприменения распоряжения Правительст­ва Ставропольского края от 25.01.2006 № 10-рп «О разграничении собствен­ности между Ставропольским краем и муниципальными образованиями Ставропольского края на архивные документы, созданные до образования муниципальных образований Ставропольского края или изменения их стату­са».

Продолжить работу по регламентации деятельности архивных органов и учреждений, внедрению административных регламентов исполнения госу­дарственных (муниципальных) функций и предоставления государственных (муниципальных) услуг в области архивного дела.

На заседаниях коллегии комитета Ставропольского края по делам архи­вов (далее - комитет) и совещаниях-семинарах архивных работников Ставро­польского края обсудить актуальные проблемы и разработать меры по даль­нейшему совершенствованию деятельности архивных органов и учреждений края.

С целью создания эффективной системы взаимодействия комитета и гражданского общества в решении вопросов дальнейшего развития и совер­шенствования архивного дела в Ставропольском крае обеспечить реализацию Плана работы по формированию и внедрению системы «Открытое прави­тельство. Открытый регион» в Ставропольском крае, в части мероприятий, проводимых комитетом. В том числе, с учетом состояния и перспектив разви­тия архивного дела провести корректировку и общественное обсуждение Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае в 2009-2020 годах и Плана ее реализации в 2011-2015 годах. Разработать показатели эффектив­ности комитета, провести оценку и общественное обсуждение их выполне­ния. Модернизировать сайт комитета с целью организации форумов, обеспе­чения обратной связи и проведения онлайн оценки эффективности и инфор­мационной открытости комитета.

Провести 4 проверки архивных отделов администраций муниципаль­ных районов и городских округов по соблюдению требований Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и Закона Ставрополь­ского края «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полно­мочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использо­ванию Архивного фонда Ставропольского края» в соответствии с планом, со­гласованным с Прокуратурой Ставропольского края.

Подготовить и провести в мае 2013 года заседание Научно-методиче­ского совета архивных учреждений Северо-Кавказского федерального округа (совместно с Южным федеральным округом), посвященное обсуждению ак­туальных проблем обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации; совещание-семинар «О ходе реализации Федерально­го закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государ­ственных и муниципальных услуг» в сфере архивного дела» и заседание

Круглого стола на тему «Пути совершенствования государственного регули­рования и управления в области архивного дела».

Организовать проведение мониторинга реализации в 2012 году Страте­гии развития архивного дела в Северо-Кавказском федеральном округе в 2011-2015 годах, выработать рекомендации по повышению эффективности и координации деятельности архивных органов и учреждений округа.

Принять участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве и XX международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе».

2.     Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

В целях повышения противопожарной и антитеррористической защи­щенности государственных и муниципальных архивов края, создания опти­мальных условий хранения документальных фондов обеспечить проведение мероприятий, запланированных по результатам мониторинга состояния со­хранности документов в государственных и муниципальных архивах Ставро­польского края на 01.09.2012.

В том числе, принять меры по укреплению материально-технической базы архивов края, расширению площадей муниципальных архивов. Разрабо­тать проектно-сметную документацию и начать поэтапную модернизацию системы энергоснабжения здания государственного архива Ставропольского края. Продолжить проведение мероприятий по оснащению архивохранилищ муниципальных архивов современными системами автоматического пожаро­тушения и поддержания оптимального температурно-влажностного режима, приобретению стеллажного оборудования и др. Провести мониторинг со­стояния сохранности архивных документов в государственных и муници­пальных архивах Ставропольского края в 2013 году.

Для обеспечения достоверности и сбалансированности учетных данных продолжить выверку и уточнение сведений централизованного учета и пер­вичных учетных документов, рассмотрение соответствующей комиссией ко­митета документов о результатах работы по проверке наличия и состояния фондов, розыску необнаруженных дел.

Продолжить внедрение версии 4.3 отраслевого программного комплек­са «Архивный фонд». Увеличить объемы работ по вводу в учетную базу дан­ных сведений о единицах хранения - не менее 260 тыс. ед. хр. Представить информационные массивы базы данных в установленном порядке в Росархив.

В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Рос­сийской Федерации отреставрировать 2800 ед. хр. документов на бумажной основе (125 тыс. листов), провести физико-химическую и техническую обра­ботку (ремонт, переплет, замену обложек и др.) - 5800 ед. хр.

С учетом «Методических рекомендаций по работе с особо ценными до­кументами в государственных архивах Российской Федерации» и рекоменда­ций Научно-методического совета архивных учреждений Северо-Кавказского федерального округа продолжить выявление особо ценных документов.

Пополнить полнотекстовую базу данных на документы с затухающим текстом периода Великой Отечественной войны.

3.     Формирование Архивного фонда Российской Федерации, организационно-методическое руководство архивами организаций

Для повышения информационного потенциала Архивного фонда Став­ропольского края осуществить дополнительные мероприятия по улучшению качества комплектования архивов, оптимизации состава источников комплек­тования с учетом требований законодательства об архивном деле; улучшению отбора документов на архивное хранение, в том числе пополнению архивов электронными и другими документами на современных носителях.

Продолжить заключение соглашений о сотрудничестве с расположен­ными в Ставропольском крае территориальными органами федеральных ор­ганов исполнительной власти и федеральными организациями (в том числе по Северо-Кавказскому федеральному округу), а также оказание им методиче­ской и практической помощи по вопросам деятельности архивных и делопро­изводственных служб, разработке номенклатур дел, инструкций по делопро­изводству.

Принять дополнительные меры по внедрению в практику работы ар­хивных учреждений Правил делопроизводства в федеральных органах испол­нительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, и методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах испол­нительной власти; «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденно­го приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558, зарегистри­рованного Минюстом России 08 сентября 2010 года № 18380.

Оказать методическую помощь в организации хранения, учета и ис­пользования электронных документов, образовавшихся в деятельности орга­низаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов. В ходе внедрения органами исполнительной власти Ставропольско­го края электронного документооборота организовать использование Реко­мендаций по подготовке перечней документов, создание, хранение и исполь­зование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденных приказом комитета от 31 августа 2011 года № 130.

Продолжить работу по улучшению качества учета архивных докумен­тов в организациях, в том числе упорядочению и предотвращению утраты ар­хивных документов в соответствии с решением коллегии Федерального ар­хивного агентства от 11 июля 2007 года «Об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации», а также обеспечению сохранности докумен­тов ликвидируемых организаций, в том числе в ходе банкротства. Организо­вать упорядочение не менее 17 тыс. ед. хр.

В государственные и муниципальные архивы Ставропольского края принять на постоянное хранение от организаций 14,8 тыс. ед. хр., в том чис­ле 110 ед. хр. фотодокументов, а также от граждан 175 ед. хр. документов личного происхождения.

С целью активизации комплектования архивов документами личного происхождения провести краевую акцию «Хранить вечно».

4. Научная информация и использование документов

Приоритетными направлениями информационной деятельности архи­вов Ставропольского края в 2013 году являются:

расширение доступа пользователей к открытым информационным ре­сурсам, в том числе в режиме удаленного доступа;

осуществление мероприятий, направленных на дальнейшее сокращение сроков предоставления социально значимой архивной информации, в том числе реализация соглашений об информационном взаимодействии с государственным учреждением - Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Ставропольскому краю с использованием защищенных каналов связи;

внедрение систем исполнения регламентов предоставления государст­венных услуг в области архивного дела, с целью предоставление услуг в электронной форме, с использованием государственной информационной системы Ставропольского края «Портала государственных и муниципальных услуг (функций), предоставляемых (исполняемых) органами исполнительной власти Ставропольского края и органами местного самоуправления муници­пальных образований Ставропольского края»;

участие в мероприятиях по патриотическому воспитанию населения и проведение общественно значимых мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами отечественной истории, в том числе: 70-летие освобожде­ния Ставропольского края от немецко-фашистских захватчиков в период Ве­ликой Отечественной войны 1941-1945 гг., 65-летия со дня ввода в эксплуа­тацию Невинномысского канала, 200-летие со дня рождения М.Ю. Лермонто­ва, 210-летие Кавказских Минеральных Вод, 100-летие начала Первой миро­вой войны, юбилеи городов и районов Ставропольского края и др.;

удовлетворение потребностей социально-экономического и культурно­го развития Ставропольского края, оперативное предоставление архивной информации в целях противодействия попыткам фальсификации истории в ущерб интересам России.

Расширить работу по информированию общественности об оказывае­мых услугах на основе размещения сведений в сети Интернет и публикации сведений в средствах массовой информации; развивать интерактивное взаи­модействие с населением.

Во исполнение решения Научного совета комитета и в целях выполне­ния Плана публикационной деятельности на 2011-2015 годы обеспечить из­дание сборника документов «Ставропольская губерния в отчетах губернато­ров» (публикация архивных документов из фондов государственного архива Ставропольского края и Российского государственного исторического архи­ва) и продолжение работы по подготовке к изданию рукописи справочника по истории административно-территориальных преобразований Ставрополья в 1920-1997 годах.

Продолжить внедрение Правил работы пользователей в читальных за­лах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации.

Провести работу по рассекречиванию архивных документов в соответ­ствии с утвержденными перспективными планами на 2011-2015 годы.

5.     Информатизация и научно-справочный аппарат

В рамках выполнения рекомендаций Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве по информатизации архивной отрасли и во исполнение распоряжения Правительства Ставропольского края от 26 ноября 2012 г. № 490-рп «О состоянии и перспективах развития архивного дела на территории Ставропольского края» обеспечить:

реализацию мер по формированию современной информационной и те­лекоммуникационной инфраструктуры, модернизации компьютерного парка архивов, оснащению электронными архивохранилищами;

дальнейшее развитие официальных сайтов комитета и подведомствен­ных ему государственных архивов, а также страниц архивных отделов на сай­тах администраций муниципальных районов и городских округов для обеспе­чения доступа населения к информации об их деятельности; а также предос­тавления наиболее востребованных архивных сведений в сети Интернет;

наращивание темпов работ по переводу на электронные носители наи­более востребованных пользователями архивных документов в рамках фор­мирования Электронного архива Ставропольского края - оцифровать не ме­нее 10 тыс. ед. хр.;

информационное пополнение социально значимых тематических баз данных о составе и содержании архивных документов («Краевого каталога сведений о местонахождении документов по личному составу», «Ветераны труда», «Документы о награждении многодетных матерей», «Лица, лишенные избирательных прав (репрессированные)» и др.) - дополнительно ввести 45 тыс. записей;

завершение работ по переводу на электронные носители научно­справочного аппарата к документам государственных архивов Ставрополь­ского края,

оснащение читальных залов муниципальных архивов современным компьютерным оборудованием и программным обеспечением для предостав­ления пользователям доступа к информационно-поисковым системам и оцифрованным документам открытого доступа;

обучение и повышение квалификации архивных работников в области использования современных информационно-коммуникационных систем, в том числе на базе Отраслевого центра повышения квалификации при ВНИИДАД, ООО «Бизнес-ИТ» и др.

6. Работа с кадрами

Реализуя задачи по формированию и внедрению системы «Открытое правительство. Открытый регион» расширить составы коллегии, научного со­вета и экспертно-проверочной комиссии комитета. Разработать и обеспечить обсуждение выполнения на заседаниях коллегии показателей эффективности комитета и государственных гражданских служащих комитета, а также «кон­трактов эффективности» председателя комитета и его заместителя.

В соответствии с решением коллегии комитета от 02 ноября 2011 года № 8 «О работе архивной службы Ставропольского края по выполнению ре­шения коллегии комитета от 03 марта 2010 года «О проблемах развития и реализации кадровой политики в архивной службе Ставропольского края» продолжить реализацию мероприятий по повышению кадрового потенциала архивных органов и учреждений, в том числе подготовке и использованию резерва кадров, обеспечению системной и целенаправленной ротации, пере­мещения «по горизонтали» наиболее подготовленных, перспективных спе­циалистов.

Особое внимание уделить также повышению профессионализма архи­вистов на основе внедрения современных кадровых технологий, переподго­товки и непрерывного обучения, а также осуществлению комплекса мер по закреплению в архивах выпускников высших учебных заведений с профиль­ным образованием, изучению и внедрению передового опыта архивов Рос­сийской Федерации по ведущим направлениям архивной деятельности.

В целях распространения передового опыта архивной деятельности, со­вершенствования профессиональной компетентности и активизации личност­ного потенциала архивистов, популяризации архивного дела в Ставрополь­ском крае провести конкурс «Лучший архивист Ставропольского края», уч­режденный приказом комитета от 28 октября 2011 года № 159.

Продолжить анализ нормативных правовых актов комитета и их проек­тов на наличие коррупциогенных факторов, а также функций дублирующих и подлежащих аутсорсингу.

В целом реализация в 2013 году запланированного комплекса меро­приятий позволит сохранить позитивные тенденции в развитии архивного де­ла в Ставропольском крае и обеспечить выполнение архивной службой соци­ально значимых задач по сохранению, пополнению и использованию доку­ментальных фондов.