Основные направления развития архивного дела в Ставропольском крае на 2013 год
1. Г осударственное регулирование развития архивного дела
В целях дальнейшего развития архивного дела в Ставропольском крае архивной службой Ставропольского края в 2013 году планируется продолжить работу по повышению эффективности деятельности на основе внедрения современных технологических процессов и реализации комплекса мероприятий, предусмотренных рекомендациями Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (октябрь 2012 года, город Москва), Планом реализации Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае на 20112015 годы и распоряжением Правительства Ставропольского края от 26 ноября 2012 г. № 490-рп «О состоянии и перспективах развития архивного дела на территории Ставропольского края».
Деятельность архивных органов и учреждений Ставропольского края будет направлена на:
совершенствование нормотворческой деятельности; повышение качества и степени доступности населению и организациям услуг в области архивного дела, в том числе предоставлению услуг в электронной форме;
сохранение Архивного фонда Ставропольского края в интересах граждан, общества и государства;
улучшение качества комплектования архивов для повышения информационного потенциала Архивного фонда Ставропольского края;
рациональное и эффективное использование финансовых ресурсов. Достижению данных целей способствует последовательное решение задач:
расширение доступа пользователей к открытым информационным ресурсам, в том числе в режиме удаленного доступа, предоставление услуг в области архивного дела в электронной форме;
продолжение работ по переводу архивных документов в электронную форму, созданию современных информационно-поисковых систем на основе оцифровки описей, в том числе в рамках реализации федеральной целевой программы «Культура России (2012-2018 гг.)»;
разработка и внедрение новых тематических баз данных, информационное наполнение имеющихся автоматизированных баз данных о составе и содержании архивных документов, а также ведение учетной базы данных «Архивный фонд»;
обучение и повышение квалификации архивных работников в области использования современных информационно-коммуникационных технологий, в том числе на базе Отраслевого центра повышения квалификации при ВНИИДАД;
оптимизация системы управления и эффективное использование ресурсов, внедрение передового опыта.
В рамках совершенствования нормативной правовой базы деятельности архивов провести мониторинг правоприменения распоряжения Правительства Ставропольского края от 25.01.2006 № 10-рп «О разграничении собственности между Ставропольским краем и муниципальными образованиями Ставропольского края на архивные документы, созданные до образования муниципальных образований Ставропольского края или изменения их статуса».
Продолжить работу по регламентации деятельности архивных органов и учреждений, внедрению административных регламентов исполнения государственных (муниципальных) функций и предоставления государственных (муниципальных) услуг в области архивного дела.
На заседаниях коллегии комитета Ставропольского края по делам архивов (далее - комитет) и совещаниях-семинарах архивных работников Ставропольского края обсудить актуальные проблемы и разработать меры по дальнейшему совершенствованию деятельности архивных органов и учреждений края.
С целью создания эффективной системы взаимодействия комитета и гражданского общества в решении вопросов дальнейшего развития и совершенствования архивного дела в Ставропольском крае обеспечить реализацию Плана работы по формированию и внедрению системы «Открытое правительство. Открытый регион» в Ставропольском крае, в части мероприятий, проводимых комитетом. В том числе, с учетом состояния и перспектив развития архивного дела провести корректировку и общественное обсуждение Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае в 2009-2020 годах и Плана ее реализации в 2011-2015 годах. Разработать показатели эффективности комитета, провести оценку и общественное обсуждение их выполнения. Модернизировать сайт комитета с целью организации форумов, обеспечения обратной связи и проведения онлайн оценки эффективности и информационной открытости комитета.
Провести 4 проверки архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов по соблюдению требований Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и Закона Ставропольского края «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края» в соответствии с планом, согласованным с Прокуратурой Ставропольского края.
Подготовить и провести в мае 2013 года заседание Научно-методического совета архивных учреждений Северо-Кавказского федерального округа (совместно с Южным федеральным округом), посвященное обсуждению актуальных проблем обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации; совещание-семинар «О ходе реализации Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» в сфере архивного дела» и заседание
Круглого стола на тему «Пути совершенствования государственного регулирования и управления в области архивного дела».
Организовать проведение мониторинга реализации в 2012 году Стратегии развития архивного дела в Северо-Кавказском федеральном округе в 2011-2015 годах, выработать рекомендации по повышению эффективности и координации деятельности архивных органов и учреждений округа.
Принять участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве и XX международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе».
2. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации
В целях повышения противопожарной и антитеррористической защищенности государственных и муниципальных архивов края, создания оптимальных условий хранения документальных фондов обеспечить проведение мероприятий, запланированных по результатам мониторинга состояния сохранности документов в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края на 01.09.2012.
В том числе, принять меры по укреплению материально-технической базы архивов края, расширению площадей муниципальных архивов. Разработать проектно-сметную документацию и начать поэтапную модернизацию системы энергоснабжения здания государственного архива Ставропольского края. Продолжить проведение мероприятий по оснащению архивохранилищ муниципальных архивов современными системами автоматического пожаротушения и поддержания оптимального температурно-влажностного режима, приобретению стеллажного оборудования и др. Провести мониторинг состояния сохранности архивных документов в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края в 2013 году.
Для обеспечения достоверности и сбалансированности учетных данных продолжить выверку и уточнение сведений централизованного учета и первичных учетных документов, рассмотрение соответствующей комиссией комитета документов о результатах работы по проверке наличия и состояния фондов, розыску необнаруженных дел.
Продолжить внедрение версии 4.3 отраслевого программного комплекса «Архивный фонд». Увеличить объемы работ по вводу в учетную базу данных сведений о единицах хранения - не менее 260 тыс. ед. хр. Представить информационные массивы базы данных в установленном порядке в Росархив.
В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации отреставрировать 2800 ед. хр. документов на бумажной основе (125 тыс. листов), провести физико-химическую и техническую обработку (ремонт, переплет, замену обложек и др.) - 5800 ед. хр.
С учетом «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» и рекомендаций Научно-методического совета архивных учреждений Северо-Кавказского федерального округа продолжить выявление особо ценных документов.
Пополнить полнотекстовую базу данных на документы с затухающим текстом периода Великой Отечественной войны.
3. Формирование Архивного фонда Российской Федерации, организационно-методическое руководство архивами организаций
Для повышения информационного потенциала Архивного фонда Ставропольского края осуществить дополнительные мероприятия по улучшению качества комплектования архивов, оптимизации состава источников комплектования с учетом требований законодательства об архивном деле; улучшению отбора документов на архивное хранение, в том числе пополнению архивов электронными и другими документами на современных носителях.
Продолжить заключение соглашений о сотрудничестве с расположенными в Ставропольском крае территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями (в том числе по Северо-Кавказскому федеральному округу), а также оказание им методической и практической помощи по вопросам деятельности архивных и делопроизводственных служб, разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству.
Принять дополнительные меры по внедрению в практику работы архивных учреждений Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, и методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558, зарегистрированного Минюстом России 08 сентября 2010 года № 18380.
Оказать методическую помощь в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов. В ходе внедрения органами исполнительной власти Ставропольского края электронного документооборота организовать использование Рекомендаций по подготовке перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденных приказом комитета от 31 августа 2011 года № 130.
Продолжить работу по улучшению качества учета архивных документов в организациях, в том числе упорядочению и предотвращению утраты архивных документов в соответствии с решением коллегии Федерального архивного агентства от 11 июля 2007 года «Об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации», а также обеспечению сохранности документов ликвидируемых организаций, в том числе в ходе банкротства. Организовать упорядочение не менее 17 тыс. ед. хр.
В государственные и муниципальные архивы Ставропольского края принять на постоянное хранение от организаций 14,8 тыс. ед. хр., в том числе 110 ед. хр. фотодокументов, а также от граждан 175 ед. хр. документов личного происхождения.
С целью активизации комплектования архивов документами личного происхождения провести краевую акцию «Хранить вечно».
4. Научная информация и использование документов
Приоритетными направлениями информационной деятельности архивов Ставропольского края в 2013 году являются:
расширение доступа пользователей к открытым информационным ресурсам, в том числе в режиме удаленного доступа;
осуществление мероприятий, направленных на дальнейшее сокращение сроков предоставления социально значимой архивной информации, в том числе реализация соглашений об информационном взаимодействии с государственным учреждением - Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Ставропольскому краю с использованием защищенных каналов связи;
внедрение систем исполнения регламентов предоставления государственных услуг в области архивного дела, с целью предоставление услуг в электронной форме, с использованием государственной информационной системы Ставропольского края «Портала государственных и муниципальных услуг (функций), предоставляемых (исполняемых) органами исполнительной власти Ставропольского края и органами местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края»;
участие в мероприятиях по патриотическому воспитанию населения и проведение общественно значимых мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами отечественной истории, в том числе: 70-летие освобождения Ставропольского края от немецко-фашистских захватчиков в период Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., 65-летия со дня ввода в эксплуатацию Невинномысского канала, 200-летие со дня рождения М.Ю. Лермонтова, 210-летие Кавказских Минеральных Вод, 100-летие начала Первой мировой войны, юбилеи городов и районов Ставропольского края и др.;
удовлетворение потребностей социально-экономического и культурного развития Ставропольского края, оперативное предоставление архивной информации в целях противодействия попыткам фальсификации истории в ущерб интересам России.
Расширить работу по информированию общественности об оказываемых услугах на основе размещения сведений в сети Интернет и публикации сведений в средствах массовой информации; развивать интерактивное взаимодействие с населением.
Во исполнение решения Научного совета комитета и в целях выполнения Плана публикационной деятельности на 2011-2015 годы обеспечить издание сборника документов «Ставропольская губерния в отчетах губернаторов» (публикация архивных документов из фондов государственного архива Ставропольского края и Российского государственного исторического архива) и продолжение работы по подготовке к изданию рукописи справочника по истории административно-территориальных преобразований Ставрополья в 1920-1997 годах.
Продолжить внедрение Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации.
Провести работу по рассекречиванию архивных документов в соответствии с утвержденными перспективными планами на 2011-2015 годы.
5. Информатизация и научно-справочный аппарат
В рамках выполнения рекомендаций Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве по информатизации архивной отрасли и во исполнение распоряжения Правительства Ставропольского края от 26 ноября 2012 г. № 490-рп «О состоянии и перспективах развития архивного дела на территории Ставропольского края» обеспечить:
реализацию мер по формированию современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры, модернизации компьютерного парка архивов, оснащению электронными архивохранилищами;
дальнейшее развитие официальных сайтов комитета и подведомственных ему государственных архивов, а также страниц архивных отделов на сайтах администраций муниципальных районов и городских округов для обеспечения доступа населения к информации об их деятельности; а также предоставления наиболее востребованных архивных сведений в сети Интернет;
наращивание темпов работ по переводу на электронные носители наиболее востребованных пользователями архивных документов в рамках формирования Электронного архива Ставропольского края - оцифровать не менее 10 тыс. ед. хр.;
информационное пополнение социально значимых тематических баз данных о составе и содержании архивных документов («Краевого каталога сведений о местонахождении документов по личному составу», «Ветераны труда», «Документы о награждении многодетных матерей», «Лица, лишенные избирательных прав (репрессированные)» и др.) - дополнительно ввести 45 тыс. записей;
завершение работ по переводу на электронные носители научносправочного аппарата к документам государственных архивов Ставропольского края,
оснащение читальных залов муниципальных архивов современным компьютерным оборудованием и программным обеспечением для предоставления пользователям доступа к информационно-поисковым системам и оцифрованным документам открытого доступа;
обучение и повышение квалификации архивных работников в области использования современных информационно-коммуникационных систем, в том числе на базе Отраслевого центра повышения квалификации при ВНИИДАД, ООО «Бизнес-ИТ» и др.
6. Работа с кадрами
Реализуя задачи по формированию и внедрению системы «Открытое правительство. Открытый регион» расширить составы коллегии, научного совета и экспертно-проверочной комиссии комитета. Разработать и обеспечить обсуждение выполнения на заседаниях коллегии показателей эффективности комитета и государственных гражданских служащих комитета, а также «контрактов эффективности» председателя комитета и его заместителя.
В соответствии с решением коллегии комитета от 02 ноября 2011 года № 8 «О работе архивной службы Ставропольского края по выполнению решения коллегии комитета от 03 марта 2010 года «О проблемах развития и реализации кадровой политики в архивной службе Ставропольского края» продолжить реализацию мероприятий по повышению кадрового потенциала архивных органов и учреждений, в том числе подготовке и использованию резерва кадров, обеспечению системной и целенаправленной ротации, перемещения «по горизонтали» наиболее подготовленных, перспективных специалистов.
Особое внимание уделить также повышению профессионализма архивистов на основе внедрения современных кадровых технологий, переподготовки и непрерывного обучения, а также осуществлению комплекса мер по закреплению в архивах выпускников высших учебных заведений с профильным образованием, изучению и внедрению передового опыта архивов Российской Федерации по ведущим направлениям архивной деятельности.
В целях распространения передового опыта архивной деятельности, совершенствования профессиональной компетентности и активизации личностного потенциала архивистов, популяризации архивного дела в Ставропольском крае провести конкурс «Лучший архивист Ставропольского края», учрежденный приказом комитета от 28 октября 2011 года № 159.
Продолжить анализ нормативных правовых актов комитета и их проектов на наличие коррупциогенных факторов, а также функций дублирующих и подлежащих аутсорсингу.
В целом реализация в 2013 году запланированного комплекса мероприятий позволит сохранить позитивные тенденции в развитии архивного дела в Ставропольском крае и обеспечить выполнение архивной службой социально значимых задач по сохранению, пополнению и использованию документальных фондов.